Сумська міська рада

Розділ 1
Загальні положення

1.1. Регламент роботи виконавчих органів Сумської міської ради (далі – Регламент), відповідно до Конституції України, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», інших законодавчих актів України регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчих органів Сумської міської ради, визначає механізм підпорядкованості управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради по реалізації власних та делегованих органами виконавчої влади повноважень, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради.

1.2. Регламент затверджується рішенням виконавчого комітету Сумської міської ради (далі – виконавчий комітет). У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до Регламенту. У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розбіжностей окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету Регламент повинен бути приведений у відповідність до чинного законодавства.

Розділ 2
Виконавчі органи міської ради

2.1. Виконавчими органами міської ради є її виконавчий комітет, управління, відділи та інші структурні підрозділи.

2.2. Виконавчий комітет – орган, який відповідно до Конституції України та Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" створюється Сумською міською радою для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування у межах, визначених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими законами.

2.3. Виконавчий комітет утворюється радою на період її повноважень. Після закінчення повноважень ради її виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

2.4. Виконавчий комітет є виконавчим органом ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади ­– підконтрольний та підзвітний вищим органам виконавчої влади.

2.5. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку, рахунок (рахунки) в установах банків.

2.6. Виконавчий комітет на вимогу депутатів звітує перед радою про свою роботу та інформує про неї мешканців міста.

2.7. До складу виконавчого комітету входять: міський голова, його заступники, та заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету. Також за посадою до складу виконавчого комітету входить секретар ради. Інші члени виконавчого комітету обираються радою за поданням міського голови з числа керівників виконавчих органів ради, представників громадськості, підприємств, установ і організацій міста.

2.8. Порядок діяльності виконавчого комітету визначається Конституцією України, Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні“, іншими законодавчими актами, цим Регламентом.

2.9. Виконавчий комітет:

2.9.1. попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд ради;

2.9.2. координує діяльність виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

2.9.3. має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб;

2.9.4. приймає рішення з інших питань та здійснює інші функції відповідно до розмежування повноважень між виконавчими органами міської ради.

2.10. Очолює виконавчий комітет міський голова.

2.11. У разі відсутності чи неможливості здійснення міським головою функцій, передбачених пунктом 2.10 Регламенту, їх виконання покладається на одного із заступників міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

2.12. Порядок роботи і повноваження інших виконавчих органів Сумської міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим відповідним рішенням міської ради.

Розділ 3
Планування роботи виконавчих органів Сумської міської ради

3.1. Виконавчий комітет міської ради проводить свою роботу згідно з квартальними планами, які складаються і затверджуються на засіданнях виконавчого комітету.

3.2. Підготовка та затвердження плану роботи виконавчого комітету.

3.2.1. План роботи виконавчого комітету готується і затверджується в такому порядку:

3.2.1.1. Керівники виконавчих органів ради за погодженням з відповідними заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради щоквартально за 20 днів до засідання виконавчого комітету на якому розглядається план роботи, вносять пропозиції відділу організаційно-кадрової роботи щодо питань, які вони вважають доцільними для включення в план роботи.

3.2.1.2 Відділ організаційно-кадрової роботи не пізніше як за 15 днів до відповідного засідання виконавчого комітету погоджує з заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету перелік питань для включення в план роботи, складає проект плану роботи на квартал і готує відповідне рішення про його затвердження.

3.2.1.3 Проект рішення про план роботи візується начальником відділу організаційно-кадрової роботи, начальником правового управління та заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету.

3.2.1.4 Внесення змін до затверджених планів роботи (включення, виключення або перенесення термінів розгляду планових питань) здійснюються рішенням виконавчого комітету.

3.2.2. План роботи виконавчого комітету міської ради повинен включати:

— перелік актуальних питань, пов’язаних з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міста або окремих його адміністративно-територіальних одиниць, функціонування галузей господарського комплексу та розв’язання проблем соціальної сфери, що потребують розгляду на засіданнях виконавчого комітету, нарадах у міського голови, першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та вжиття додаткових заходів для їх вирішення;

— перелік рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку контролю їх виконання;

— перелік питань, які будуть розглядатися на апаратних нарадах при міському голові;

— перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється міською радою або за її участю.

3.2.3. До планів роботи виконавчого комітету в обов’язковому порядку включаються питання:

— про план економічного і соціального розвитку міста, міський бюджет та підсумки їх виконання за квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік;

— про роботу структурних підрозділів міської ради з виконання державних правових актів, рішень виконавчого комітету, розпоряджень, доручень міського голови, здійснення їх власних (самоврядних) та делегованих повноважень;

— про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності міста.

3.3. Організацію виконання плану роботи здійснює заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету та відділ організаційно-кадрової роботи, які при розгляді проекту плану інформують виконавчий комітет про виконання попереднього.

3.4. Робота управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради проводиться за квартальними планами. Їх розглядають і затверджують заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків.

Плани управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міської ради розробляються з урахуванням особистих планів роботи їх працівників.

3.5. Контроль за виконанням планів роботи виконавчих органів міської ради здійснюється першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків).

3.6. З метою деталізації плану на квартал та врахування питань, що виникають у ході діяльності виконавчих органів міської ради, відділом організаційно-кадрової роботи щомісячно готується план основних організаційних заходів виконавчих органів Сумської міської ради, який підписується заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету та доводиться до відома заступників міського голови.

Для його підготовки керівники структурних підрозділів не пізніше, ніж за тиждень до кінця місяця подають до відділу організаційно-кадрової роботи погоджені із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради пропозиції до плану на наступний місяць, де вказуються назва заходу, дата, час і місце його проведення та відповідальні за його організацію.

Відповідальність за своєчасність подання пропозицій до плану основних організаційних заходів виконавчих органів ради на місяць та контроль за їх виконанням покладається на керівників відділів та управлінь міської ради.

Розділ 4
Порядок підготовки проектів рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови

4.1. Відповідно до п.6 ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет ради, в межах своїх повноважень, приймає рішення які підписується міським головою, а у випадках, передбачених статтею 53 зазначеного вище Закону – заступником міського голови, який здійснює його повноваження з виконавчої роботи відповідно до розподілу обов’язків.

4.2. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться міським головою, секретарем ради, депутатами міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, членами виконавчого комітету, постійними комісіями міської ради, керівниками виконавчих органів ради, підприємств, установ, організацій міста (далі – розробники).

4.3. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється розробниками. До підготовки питань можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій, рухів.

У разі коли розроблення проекту рішення доручено кільком структурним підрозділам (підприємствам, установам, організаціям тощо) головним розробником є виконавець зазначений першим.

4.4. При підготовці проектів рішень, які вносяться на засідання виконавчого комітету, розробник має вивчити з цієї проблеми чинне законодавство України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення обласної ради, розпорядження голови обласної державної адміністрації, раніше прийняті рішення виконавчого комітету з цих питань, тощо. Рішення виконавчого комітету повинні відповідати вимогам діючого законодавства. Як правило, з одного і того ж питання не повинно бути два чи більше рішень.

4.5. У випадках, коли здійснення заходів, передбачених проектом рішення, пов’язані з витратами коштів, слід визначити їх розмір та джерела фінансування.

4.6. Якщо проект рішення вносить значні зміни до раніше прийнятих рішень, то попередні слід визначити такими, що втратили чинність окремим пунктом.

Якщо раніше прийняте рішення повинно, в основному, зберегти своє значення, а треба переглянути лише окремі його положення, заповнити деякі прогалини або поширити його дію, в проекті викладається нова редакція змінених пунктів, якими буде доповнено попереднє рішення, або проект доповнюється новими пунктами.

Після прийняття пунктів в новій редакції, попередня редакція цих пунктів вважається такою, що втратила чинність.

4.7. Проекти рішень повинні бути стислими, відредагованими, відображати суть питання, в них має бути дана об’єктивна оцінка стану справ на підставі перевірених і документально підтверджених фактів, внесені пропозиції, а також запропоновані заходи, спрямовані на усунення виявлених недоліків, визначені терміни виконання та відповідальні особи як по конкретних пунктах так і в цілому за виконання рішення. При цьому в проекті рішення не повинні передбачатися доручення декларативного характеру, а також ті питання, які не належать до компетенції виконавчого комітету.

4.8. Порядок візування проектів рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

4.8.1. Проекти рішень вносяться на розгляд виконавчого комітету міської ради від імені розробника/головного розробника.

4.8.2. На зворотній стороні останньої сторінки проекти рішень візуються розробником, головним спеціалістом-юрисконсультом/завідувачем сектору з правових питань структурного підрозділу, що є розробником проекту рішення (за наявності таких посад), заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов’язків), начальником правового управління, начальником відділу організаційно-кадрової роботи та заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету.

4.8.3. У разі якщо виконавчий комітет ініціює винесення відповідного рішення на розгляд Сумської міської ради проект рішення в обов’язковому порядку візується секретарем Сумської міської ради.

4.8.4. Всі проекти рішень з питань планування, використання капітальних вкладень, фінансування з бюджету в обов’язковому порядку візуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов’язків), начальником управління соціально-економічного розвитку та начальником фінансового управління.

4.8.5. Проекти регуляторних актів, що вноситься на розгляд виконавчого комітету, в обов’язковому порядку візуються начальником управління соціально-економічного розвитку Сумської міської ради.

4.8.6. Проекти рішень, що стосуються питань демонополізації економіки, розвитку конкуренції і підприємництва, антимонопольного регулювання, обов’язково погоджуються з територіальним відділенням Антимонопольного комітету України у порядку, визначеному Положенням про порядок погодження з органами Антимонопольного комітету України рішень центральних і місцевих органів державної виконавчої влади, органів місцевого та регіонального самоврядування щодо демонополізації економіки, розвитку конкуренції та антимонопольного регулювання.

4.8.6. Проекти рішень, які містять доручення управлінням, відділам міської ради, підприємствам, організаціям та установам, пов’язані з матеріальними та іншими затратами, повинні бути завізовані їх керівниками.

4.8.7. При наявності розбіжностей з питання, стосовно якого приймається рішення, одночасно з проектами рішень подаються письмові висновки цих організацій, а також пропозиції щодо доповнень або змін до тексту. До прийняття рішення розбіжності по його проекту повинні бути розглянуті заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради або заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету з участю сторін.

4.8.8. Правове управління у разі необхідності робить висновок про відповідність проекту рішення, яке виноситься на засідання виконавчого комітету, чинному законодавству України.

4.8.9. До проекту рішення додаються довідкові матеріали (у разі необхідності), а також, обов’язково, список осіб-адресатів, яким передбачається надіслати прийняте рішення, підписані відповідними керівниками.

4.8.10. Додатки до рішень підписуються розробником.

4.8.11. Якщо проект рішення поданий з порушенням вимог, зазначених у цьому регламенті, або він потребує докорінної переробки, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету повертає його на доопрацювання з установленням терміну повторного подання.

4.8.12. Якщо в процесі доопрацювання до проекту рішення внесені суттєві зміни, то він візується повторно.

4.9. Завізовані проекти рішень, що готуються до розгляду на засіданні виконавчого комітету, надаються в протокольну частину відділу організаційно-кадрової роботи обов’язково в електронному та у друкованому вигляді не пізніше ніж за 20 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття.

Винятком є ті проекти рішень, терміни розгляду та прийняття яких передбачені іншими нормативно-правовими актами.

Протокольна частина розмножує проекти рішень у кількості примірників, що на 8 більше персонального складу виконавчого комітету.

Протокольна частина в день отримання від розробників завізованих проектів рішень, які підлягають оприлюдненню, передає електронні варіанти до сектору інформаційних технологій для оприлюднення їх на офіційному сайті Сумської міської ради."

4.10. Відповідальність за якість підготовки проектів рішень, розпоряджень, відповідність електронних версій друкованим варіантам та дотримання термінів їх подання покладається особисто на керівників виконавчих органів ради, підприємств, установ, організацій, а також на заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, згідно з розподілом обов’язків між ними, які є його розробниками.

4.11. На виконання законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, голови обласної державної адміністрації, голови обласної ради, міський голова за власною ініціативою видає розпорядження в межах повноважень, передбачених статтею 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

4.12. Проекти розпоряджень міського голови (далі-проекти розпоряджень) можуть готувати структурні підрозділи міської ради, підприємства, установи, організації міста (далі – розробники).

У разі коли розроблення проекту розпорядження доручено кільком структурним підрозділам чи або іншому органу, головним розробником є виконавець, зазначений першим.

4.13. Проекти розпоряджень міського голови візуються у тому ж порядку, що й проекти рішень виконавчого комітету (п. 4.8.).

4.14. Після підписання міським головою розпорядження реєструється у програмі з діловодства та електронного документообігу протокольною частиною відділу організаційно-кадрової роботи і розсилається згідно з реєстром розсилки, підписаним посадовою особою виконавчого органу, яка готувала проект розпорядження.

Протокольна частина відразу після підписання міським головою розпоряджень передає електронні варіанти документів до сектору інформаційних технологій для невідкладного (але не пізніше 5 робочих днів з дня його підписання) оприлюднення їх на офіційному сайті Сумської міської ради.

Розділ 5
Порядок підготовки i проведення засідань виконавчого комітету міської ради. Прийняття рішень

5.1. Засідання виконавчого комітету проводяться відповідно до плану роботи виконавчого комітету один раз на місяць, як правило, в перший вівторок кожного місяця о 10 годині або скликаються в міру потреби.

Кожного понеділка, що передує засіданню виконавчого комітету, о 13 годині проводиться попередній розгляд матеріалів, що готуються до розгляду на засіданні виконавчого комітету.

5.2. Скликання засідань виконавчого комітету міської ради здійснюється міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", заступником міського голови, який здійснює його повноваження з виконавчої роботи відповідно до розподілу обов’язків.

Засідання правомочні у разі присутності більше половини загального складу виконавчого комітету.

5.3. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

5.4. Перелік питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету, складає протокольна частина відділу організаційно-кадрової роботи за підписом заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету на основі плану роботи виконавчого комітету та наданих проектів рішень.

5.5. Погоджений порядок денний і матеріали на засідання виконавчого комітету відділ організаційно-кадрової роботи, не пізніше, як за три доби до засідання, направляє членам виконавчого комітету, прокурору міста (разом із супровідним листом), начальнику правового управління та начальнику відділу організаційно-кадрової роботи.

5.6. На засідання виконавчого комітету запрошуються: прокурор міста (телефонограмою), всі керівники виконавчих органів ради, підприємств, організацій та установ міста відповідно до внесених на розгляд питань. У засіданні можуть брати участь голови постійних комісій та депутати міської ради.

5.7. Склад учасників розгляду питання на засіданні виконавчого комітету визначається керівником підрозділу, що готував питання, та узгоджується з першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов’язків). Списки запрошених із зазначенням прізвища, ім'я та по батькові, посади, підписані керівниками відповідних підрозділів, передаються до відділу організаційно-кадрової роботи міської ради одночасно з іншими матеріалами.

Явку на засідання виконавчого комітету доповідачів, а також осіб, які запрошені на виконавчий комітет згідно з поданим списком, попереднє ознайомлення їх з матеріалами, з подальшою їх реєстрацією, забезпечує розробник проекту рішення.

5.8. Оповіщення про час та місце засідання виконавчого комітету членів виконавчого комітету, прокурора міста, працівників виконавчих органів міської ради здійснює відділ організаційно-кадрової роботи міської ради. В день засідання також реєструє членів виконавчого комітету, запрошених та забезпечує порядок.

Підготовку приміщення, магнітофонний або цифровий звукозапис забезпечує господарський відділ.

5.9. На засіданні виконавчого комітету можуть бути присутні представники засобів масової інформації. Їх перелік подається посадовою особою управління інформаційно-аналітичної роботи перед початком засідання головуючому та заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету.

5.10. На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутні депутати всіх рівнів, обрані мешканцями м. Суми, представники вищих органів державної влади. На запрошення членів виконавчого комітету, за погодженням з заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, у засіданнях (в якості запрошених) можуть брати участь громадяни, представники підприємств, установ, організацій.

Кількість осіб, що перебувають у залі засідань в якості гостей, експертів, запрошених, представників засобів масової інформації обмежується кількістю місць для сидіння у залі.

5.11. Особи, присутні на засіданнях виконавчого комітету, повинні утримуватися від публічних проявів свого ставлення до того, що відбувається на засіданні, не порушувати порядок, а також не коментувати прийнятих рішень чи процесу їхнього обговорення.

5.12. За вказівкою головуючого на засіданні, у разі порушення порядку, винних у цьому присутніх осіб може бути випроваджено з приміщення, де відбувається засідання.

5.13. Засідання виконавчого комітету веде міський голова, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", заступник міського голови, який здійснює його повноваження з виконавчої роботи відповідно до розподілу обов’язків.

5.14. Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується на початку засідання.

5.15. Доповідають на засіданні, як правило, розробники проектів рішень.

5.16. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету надається не більше 15 хвилин, співдоповіді - 10 хвилин, виступів у дебатах - 5 хвилин, довідок - 3 хвилини.

5.17. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:

— вимагати від доповідачів і запрошених роз'яснень щодо питань, які розглядаються;

— брати участь в обговоренні всіх питань;

— пропонувати прийняття проектів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання у зв’язку з необхідністю доопрацювання;

— вносити пропозиції до проекту рішення.

Запрошені на засідання мають право (за згоди головуючого):

— брати участь в обговоренні винесеного питання;

— давати довідки з питань, що розглядаються;

— задавати доповідачу питання.

5.18. Рішення виконавчого комітету вважається прийнятим, якщо за нього проголосувала більшість від загального складу виконавчого комітету.

У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету ради він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд ради.

5.19. Підписане міським головою рішення реєструється протокольною частиною відділу організаційно-кадрової роботи у програмі з діловодства та автоматизованого документообігу і розсилається згідно з реєстром розсилки, підписаним розробником.

Електронний варіант підписаного міським головою рішення протокольною частиною відділу організаційно-кадрової роботи відразу після підписання, передається до сектору інформаційних технологій для оприлюднення на офіційному сайті Сумської міської ради.

5.20. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання остаточно редагуються розробниками, на звороті останньої сторінки розробником робиться надпис «Доопрацьовано», а також підписуються, із зазначенням дати, прізвища, імені та імені по батькові, надаються заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету для ознайомлення і через протокольну частину відділу організаційно-кадрової роботи міської ради подаються на підпис міському голові, а після підпису реєструються у програмі з діловодства та автоматизованого документообігу з додаванням до реєстраційної картки електронного примірника документу, розмножуються та розсилаються протокольною частиною згідно з реєстром розсилки, підписаним розробником.

5.21. Рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови, які носять загальнообов’язковий, нормативно-правовий та регуляторний характер, доводяться до відома населення, про що в них це зазначається окремим пунктом з визначенням відповідальних осіб за їх оприлюднення.

На вимогу громадян їм може бути видано копію рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови (або витяг з них) протокольною частиною відділу організаційно-кадрової роботи з письмового дозволу заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету якщо відповідна інформація не є конфіденційною.

5.22. Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", заступником міського голови, який здійснює його повноваження з виконавчої роботи відповідно до розподілу обов’язків.

5.23. Ведення і оформлення протоколів засідань виконавчого комітету, їх облік і зберігання здійснює протокольна частина відділу організаційно-кадрової роботи.

5.24. Для отримання інформації про прийняті рішення, отримання офіційних копій нормативних актів зацікавлені особи письмово звертаються до заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету. Інформацію та коментарі для представників засобів масової інформації надає відповідний уповноважений виконавчий орган ради.

5.25. При необхідності прийняття рішення виконавчого комітету між його засіданнями з дозволу міського голови або особи, що виконує його обов’язки з виконавчої роботи чи заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, протокольною частиною відділу організаційно-кадрової роботи розробнику видається лист погодження.

5.26. Рішення виконавчого комітету з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів ради, можуть бути скасовані відповідною радою у визначених випадках та у встановленому порядку.

5.27. Рішення виконавчого комітету з мотивів їх невідповідності Конституції або законам України визнаються незаконними в судовому порядку.

Розділ 6
Порядок підготовки проектів регуляторних актів

6.1. Відділи та управління міської ради планують свою роботу з підготовки проектів регуляторних актів на наступний календарний рік та подають їх для узагальнення до управління соціально-економічного розвитку не пізніше 10 листопада поточного року.

Управління соціально-економічного розвитку на основі отриманих пропозицій готує проект плану роботи виконавчих органів міської ради з підготовки проектів регуляторних актів та подає його на розгляд виконавчому комітету у грудні поточного року.

План діяльності виконавчого комітету з підготовки проектів регуляторних актів оприлюднюється шляхом опублікування в друкованих засобах масової інформації та/або шляхом розміщення на офіційному сайті Сумської міської ради не пізніше десяти днів після його затвердження.

6.2. Стосовно кожного проекту регуляторного акта до його оприлюднення розробником готується аналіз регуляторного впливу згідно із Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта» від 11.03.04 №308.

6.3. Кожен проект регуляторного акта оприлюднюється з метою одержання зауважень і пропозицій. Про оприлюднення проекту розробник повідомляє в друкованих засобах масової інформації та на офіційній сторінці розробника проекту регуляторного акта в мережі Інтернет. Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта повинно містити:

• стислий виклад змісту проекту;
• поштову та електронну, за її наявності, адресу розробника проекту та інших органів, до яких відповідно до закону або за ініціативою розробника надсилаються зауваження та пропозиції;
• інформацію про спосіб оприлюднення регуляторного акту та відповідного аналізу регуляторного впливу;
• інформацію про строк, протягом якого приймаються зауваження та пропозиції;
• інформацію про спосіб надання фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями зауважень та пропозицій.

6.4. Проект регуляторного акта разом із відповідним аналізом регуляторного впливу оприлюднюється не пізніше п’яти робочих днів з дня повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта.

6.5. Строк протягом якого від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань приймаються зауваження та пропозиції встановлюється розробником проекту регуляторного акта і не може бути меншим ніж один місяць та більшим ніж три місяці з дня оприлюднення проекту регуляторного акта та аналізу регуляторного впливу.

6.6. Усі зауваження і пропозиції щодо проекту регуляторного акта та аналізу регуляторного впливу підлягають обов’язковому розгляду розробником проекту. За результатами розгляду розробник проекту повністю чи частково враховує одержані зауваження і пропозиції або мотивовано їх відхиляє.

6.7. Регуляторні акти прийняті виконавчим комітетом міської ради, офіційно оприлюднюються в друкованих засобах масової інформації міської ради не пізніш як у десятиденний строк після їх прийняття та підписання.

6.8. Виконання заходів з відстеження результативності регуляторних актів

6.8.1 Виконання заходів з відстеження результативності регуляторних актів, прийнятих виконавчим комітетом міської ради, забезпечується розробником проекту регуляторного акта.

Відстеження результативності регуляторного акта включає:

• виконання заходів з відстеження результативності;
• підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності.

Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюється базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

6.8.2. Базове відстеження результативності регуляторного акта здійснюється до набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень. Якщо для визначення значень показників результативності регуляторного акта використовуються виключно статистичні дані, базове відстеження його результативності може бути здійснене після набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше дня, з якого починається проведення повторного відстеження щодо цього акта.

6.8.3. Повторне відстеження результативності регуляторного акта здійснюється через рік з дня набрання ним чинності або набрання чинності більшістю його положень, якщо відповідним рішенням не встановлений більш ранній строк.

6.8.4. Періодичні відстеження результативності регуляторного акта здійснюється раз на кожні три роки, розпочинаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності цього акта, у тому числі і у разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку.

6.8.5. Строк виконання заходів з відстеження результативності регуляторних актів не може бути більшим ніж сорок п’ять робочих днів.

6.8.6. Звіт про відстеження результативності регуляторного акта, прийнятого виконавчим комітетом, не пізніш як у десятиденний строк з дня його затвердження оприлюднюється шляхом опублікування у друкованих засобах масової інформації та/або шляхом розміщення в мережі Інтернет.

6.8.7. Пропозиції про необхідність перегляду регуляторного акта на підставі аналізу звіту про відстеження його результативності, подає розробник проекту регуляторного акта або управління соціально-економічного розвитку.

Розділ 7
Організація роботи та контролю за виконанням розпорядчих документів органів влади вищого рівня, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, запитів та звернень народних депутатів України та обласної ради

7.1. Загальні положення.

7.1.1. Загальний контроль за дотриманням норм законодавства на території міста та виконанням доведених завдань виконавчими органами міської ради, територіальними органами виконавчої влади та іншими службами, діяльність яких координується міською радою та її виконавчим комітетом, а також підприємствами, організаціями і установами, незалежно від їх підпорядкованості та форм власності, іншими юридичними особами згідно з чинним законодавством, здійснює міський голова.

7.1.2. Безпосередній контроль за повнотою та результативністю виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України та Прем’єр-міністра України, актами центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації, обласної ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями та дорученнями міського голови, а також за розглядом звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів обласної ради здійснюється відділом контролю за допомогою програми з діловодства та автоматизованого документообігу.

7.1.3. У структурних підрозділах міської ради відповідальність за організацію контролю покладається на керівників або їх заступників, безпосередній контроль за виконанням документів здійснює підрозділ або працівник, відповідальний за діловодство.

7.1.4. Відповідальність за організацію, своєчасність і повноту виконання розпорядчих документів несуть заступники міського голови (відповідно до розподілу обов'язків), заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів, територіальних органів виконавчої влади та інших служб, діяльність яких координується міською радою та її виконавчим комітетом.

Відповідальність за виконання документа також несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника та безпосередні виконавці.

7.1.5. У разі, коли документ виконується кількома структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальним за повне і своєчасне виконання розпорядчого документу та надання узагальнюючої довідки до відділу контролю є структурний підрозділ чи посадова особа, визначений окремим пунктом розпорядчого документу або той, що у резолюції зазначений першим.

Такий структурний підрозділ (посадова особа) вважається головним виконавцем документа, їй надається право уточнення завдання (доручення) чи резолюції, скликання співвиконавців, підписання відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформацій про виконання документа, що надаються до відділу контролю, для аналізу та доповіді міському голові або його заступнику, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

7.1.6. Якщо посадову особу, на яку покладається виконання розпорядчого документа, не визначено, відповідальність за повноту і результативність його виконання покладається на структурний підрозділ, який ініціював або опрацьовував видання проекту документа.

7.1.7. Виконання розпорядчих документів органів влади вищого рівня, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень голови міського голови, розгляд та реагування на запити і звернення народних депутатів України та обласної ради, по суті питань, покладається на посадових осіб, до компетенції яких входить вирішення поставлених у документах завдань.

7.2. Здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів.

7.2.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення повного та своєчасного їх виконання. Контроль за виконанням документів органів влади вищого рівня, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, запитів та звернень депутатів, по яких визначені строки та відповідальні за виконання, передбачає постійний моніторинг, який здійснюється за допомогою програми з діловодства та автоматизованого документообігу отримання від виконавців відповідей, проміжної та підсумкової інформацій, що реєструються у електронній базі даних, інформування керівництва міської ради про хід їх реалізації.

7.2.2. Контроль за виконанням здійснюється стосовно зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

7.2.3. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, актів інших органів влади вищого рівня, рішень виконавчого комітету,  розпоряджень та доручень міського голови, розгляд звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України та обласної ради.

Необхідність взяття на контроль документа, який надійшов до міської ради, крім вище перелічених, визначає міський голова, перший заступник міського голови або заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради.

7.2.4. Контроль за ходом виконання розпорядчих документів органів влади вищого рівня та власних, реагування на звернення комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів обласної ради здійснюється відділом контролю за допомогою програми з діловодства та автоматизованого документообігу шляхом:

— аналізу і узагальнення у визначені терміни інформацій про стан виконання документів в цілому або окремих встановлених ними завдань, що надходять від виконавців;

— систематичного моніторингу статистичних та інших даних, що характеризують стан виконання документів;

— проведення періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

— розгляду питань діяльності (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях виконавчого комітету, апаратних нарадах при міському голові або на нарадах у його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

7.2.5. Для здійснення контролю та забезпечення виконання завдань, зазначених у розпорядчих документах органів влади вищого рівня, рішеннях виконавчого комітету, розпорядженнях та дорученнях міського голови, а також за розглядом звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів обласної ради, у разі необхідності (а на довгострокові, з широким колом завдань розпорядчі документи – обов’язково), розробляються заходи або робочий план, в якому визначаються:

— шляхи організації виконання;

— проміжні контрольні строки виконання завдань;

— структурні підрозділи міської ради, що відповідають за організацію виконання окремих завдань;

— структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і виконання документу в цілому.

Проект плану контролю готує структурний підрозділ, що забезпечує координацію роботи і затверджує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов'язків). План контролю надається до відділу контролю (в електронному та друкованому вигляді) та зберігається у контрольній справі структурних підрозділів, що є безпосередніми виконавцями.

7.2.6. Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання встановлених в розпорядчих документах завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, надаються виконавцями до відділу контролю міської ради (в електронному та друкованому вигляді) для проведення аналізу подальшої доповіді міському голові або його першому заступникові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради, разом з відповідними висновками.

7.2.7. Відділ контролю відповідно до покладених на нього завдань

— здійснює облік, контроль за повнотою та результативністю, перевірку та аналіз стану виконання завдань, визначених розпорядчими документами, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

— за підсумками проведення апаратних нарад при міському голові та засідань виконавчого комітету міської ради, робочих зустрічей та звітів перед територіальною громадою міста, прямого ефіру та моніторингу засобів масової інформації, на вирішення питань життєдіяльності міста тощо  готує проекти доручень міського голови;

— здійснює функції аудиту відповідно до вимог ДСТУ 9001:2001 „Системи управління якістю. Вимоги” згідно з Методикою процесу аудиту.

7.3. Строки виконання розпорядчих документів та інформування за результатами виконання.

7.3.1. Документи виконуються в указані в самому документі або встановлені актами законодавства терміни. Якщо термін виконання не визначено, документи виконуються не пізніше 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

7.3.2. Якщо у документі вказано термін “невідкладно”, то документ опрацьовується і доповідається про хід його реалізації у день реєстрації документа. Про виконання документів, отриманих у вихідні дні – доповідається у перший робочий день.

7.3.3. На документи, виконання яких розраховано до 3-х років, інформації подаються за підсумками півріччя, більше 3-х років – за підсумками року.

7.3.4. Письмова відповідь на депутатський запит народного депутата України (депутата обласної ради) надається у 15-денний строк з дня його одержання або в інший встановлений Верховною Радою України (обласною радою) строк і адресується відповідно Голові Верховної Ради України (голові обласної ради) і депутатові, який його вніс.

Якщо відповідь на депутатський запит з об’єктивних причин не може бути надана в установлений термін, орган, якому доручено її підготовку, повинен підготувати проект листа Голові Верховної Ради України (голові обласної ради) та народному депутатові України (депутатові обласної ради) з пропозицією щодо надання відповіді в інший термін, але не більше одного місяця з дня надходження запиту до виконавчих органів міської ради.

7.3.5. Письмова відповідь про результати розгляду звернення надається народному депутатові України (депутатові обласної ради) у 10-денний термін з дня надходження.

Якщо розгляд депутатського звернення з об’єктивних причин не може бути проведено у вказаний термін, депутатові повідомляється про це листом з викладенням мотивів продовження терміну розгляду. При цьому термін розгляду звернення не повинен перевищувати 30 днів з дня його надходження.

7.3.6. Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання законів України, указів,  розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів влади вищого рівня, що адресуються  до обласної державної адміністрації і обласної ради, готуються і оформляються відповідно до вимог структурними підрозділами міської ради та, за погодженням із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до повноважень, надаються до відділу контролю в електронному та друкованому вигляді за 3 дні до закінчення терміну виконання.

7.3.7. Відповідальність за достовірність наданої інформації несуть особи, зазначені у документі, резолюції керівника і безпосередні виконавці, та заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до повноважень).

7.3.8. Звітні інформації підписуються:

— міським головою чи особою, яка його заміняє у разі відсутності, якщо адресат – перша особа органу влади вищого рівня;

— заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи керуючим справами виконавчого комітету (згідно з розподілом обов’язків), якщо адресат – відповідний заступник керівника органу влади вищого рівня.

7.3.9. За результатами розгляду матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи у повному обсязі виконання документа у цілому або передбаченого ним окремого завдання, міський голова або його заступник (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення виконавцям вжити додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

7.3.10. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

7.3.11. У разі неможливості виконання розпорядчого документу чи окремого завдання в установлений строк виконавець, за підписом заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи керуючого справами виконавчого комітету, до закінчення визначеного для виконання завдання строку, вносить оформлене відповідно до вимог подання (в електронному та друкованому вигляді) про перенесення в установленому порядку строку їх виконання з обґрунтуванням причин такої неможливості.

7.3.12. Пропозиції щодо продовження строку виконання документа органу влади вищого рівня подаються до відділу контролю (в електронному та друкованому  вигляді) за 7 днів до закінчення встановленого строку.

7.3.13. У разі неможливості виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови у встановлені строки, виконавцем аналогічно за 3 робочих дні подаються міському голові через відділ контролю (в електронному та друкованому вигляді) аргументовані пропозиції щодо їх перенесення.

Якщо цього у зазначений термін не зроблено, контрольний документ вважається не виконаним в строк.

7.3.14. Відділ контролю аналізує причини невиконання і готує проект доручення міського голови (заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету) щодо вжиття відповідних заходів чи продовження терміну виконання.

7.3.15. Рішення про продовження строків виконання:

— розпоряджень та доручень міського голови – приймає міський голова або заступник міського голови який виконує його обов’язки з виконавчої роботи відповідно до розподілу обов’язків;

— рішень виконавчого комітету міської ради – приймає заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету.

7.4. Робота з виконаними документами, зняття з контролю.

7.4.1. Документ вважається виконаним, якщо поставлені в ньому завдання вирішені і кореспонденту надано відповідь по суті.

7.4.2. Зняти документ з контролю може тільки той орган чи особа, що поставили його на контроль, а саме:

— документи органів влади вищого рівня, центральних органів виконавчої влади – відповідно Президент України, Прем’єр-міністр України, керівники міністерств, відомств тощо;

— розпорядчі документи обласної ради та облдержадміністрації – відповідно голова обласної ради чи облдержадміністрації;

— розпорядження та доручення міського голови – міський голова, підписанням відповідного розпорядчого документу, підготовленого відділом контролю;

— рішення виконавчого комітету міської ради – знімаються з контролю на засіданнях виконавчого комітету прийняттям відповідного рішення, підготовленого відділом контролю міської ради.

7.4.3. Зняття з контролю виконаних документів органів влади вищого рівня здійснюється:

— довгострокових, з вимогою періодичного інформування, — на основі письмового звіту за підписом міського голови (заступника міського голови по належності) органу (особі), що давали завдання з мотивацією та пропозиціями щодо зняття з контролю як виконаних чи таких, що втратили актуальність (у разі згоди керівництва на зняття з контролю документа загалом чи окремого завдання у місячний термін органом влади вищого рівня, центральним органом виконавчої влади надсилається погодження пропозицій про зняття);

— документів з вимогою одноразового інформування – на підставі письмового звіту заступника міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) чи іншого документа, що підтверджує його виконання.

7.4.4. Зняття з контролю виконаних власних розпорядчих документів проводиться на підставі звіту (підсумкової довідки, що надається до відділу контролю в електронному та друкованому вигляді) про виконання наданих завдань та інших документів, підтверджуючих їх виконання, підготовленої безпосереднім виконавцем – начальником структурного підрозділу, за підписом заступника міського голови, відповідального за організацію виконання (по належності), за пропозицією відділу контролю та за відповідним дозволом міського голови чи заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету.

7.4.5. Після зняття з контролю документів у відділі контролю в базі даних контрольованих документів та формах обліково-контрольної звітності (контрольна справа, контрольна картка) робляться про це відповідні відмітки, виконані документи разом з інформацією про виконання (що надається в електронному та друкованому вигляді) зберігаються у контрольних справах з відповідними позначками у відділі контролю

Розділ 8
Підготовка і проведення нарад, семінарів та інших заходів Сумської міської ради

8.1. Наради, семінари та інші заходи міської ради проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету.

8.2. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, сповіщення учасників проводить підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.

8.3. Підрозділ, що відповідає за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків)

8.4. Апаратні наради при міському голові проводяться згідно з планом не рідше одного разу на місяць у понеділок о 08.00. Учасниками наради є заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретар міської ради, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів міської ради та підприємств і служб по життєзабезпеченню міста.

При розгляді окремих питань, за погодженням з міським головою, на нараду можуть бути запрошені інші посадові особи.

8.5. Перелік питань для розгляду на апаратних нарадах при міському голові складає відділ організаційно-кадрової роботи за поданням керівників структурних підрозділів міської ради.

8.6. Керівник структурного підрозділу, який готує питання, не пізніше ніж за 3 дні до його розгляду на апаратній нараді, надає до відділу організаційно-кадрової роботи (в електронному та друкованому вигляді) довідку, яка відображає суть питання, містить його аналіз та пропозиції щодо покращення стану справ, і в разі необхідності – проект доручення міського голови, а також список осіб, яких доцільно запросити для участі в нараді.

Документи повинні бути стислими і ретельно відредагованими. Відповідальність за якість підготовки документів, дотримання термінів їх надання, явку запрошених на розгляд планового питання покладається на осіб, які готують його для розгляду на нараді згідно із затвердженим планом.

8.7. Контроль за своєчасним поданням документів на нараду покладається на начальника відділу організаційно-кадрової роботи.

8.8. Реєстрацію учасників апаратної наради забезпечує відділ організаційно-кадрової роботи, підготовку приміщення – господарський відділ.

8.9. Регламент проведення апаратної наради встановлюється міським головою.

8.10. Ведення, оформлення, облік і зберігання протоколів апаратних нарад при міському голові здійснює відділ організаційно-кадрової роботи.

8.11. Організація контролю за виконанням доручень міського голови, даних на апаратних нарадах, покладається на виконавців та відділ контролю.

8.12. Один раз на місяць у третій четвер проводиться нарада-заняття працівників виконавчих органів міської ради. Планування занять здійснюється на навчальний рік (з жовтня по квітень). План готується відділом організаційно-кадрової роботи і затверджується розпорядженням міського голови.

Організаційне забезпечення занять здійснюють відділи організаційно-кадрової роботи та господарський. Відповідальність за стан відвідування занять несуть особисто керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради.

Розділ 9
Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради

9.1. Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», Кодексу законів про працю України, постанов Кабінету Міністрів України «Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», «Про затвердження типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування», плану роботи з кадрами в апараті та виконавчих органах Сумської міської ради, іншими нормативними документами.

9.2. Організація кадрової роботи в апараті та структурних підрозділах які не мають статусу юридичної особи здійснюється відділом організаційно-кадрової роботи, у юридично самостійних підрозділах – відділ (сектор) кадрів або виконання кадрової роботи покладається на одного з працівників.

Організаційну та методично-консультаційну допомогу з питань кадрової роботи та проходження служби в органах місцевого самоврядування здійснює відділ організаційно-кадрової роботи міської ради.

9.3. Прийом на роботу та звільнення з роботи:

9.3.1. Прийом посадових осіб на службу у виконавчі органи міської ради здійснюється на підставі Законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про місцеве самоврядування в Україні».

9.3.2. Призначення та звільнення посадових осіб, що працюють у виконавчих органах міської ради (крім секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючого справами виконавчого комітету міської ради) здійснюється за розпорядженням міського голови.

9.3.3. 3аміщення вакантних посад по конкурсу здійснюється відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 р. № 169.

9.3.4. Конкурси по заміщенню вакантних посад (крім тих, що затверджуються міською радою) керівників виконавчих органів міської ради, їх заступників та спеціалістів оголошуються на підставі службової записки керівника управління, відділу або іншого виконавчого органу ради із зазначенням основних вимог до претендента.

9.3.5. Проведення конкурсів на посади, зазначені в п. 9.3.4. проводить конкурсна комісія для проведення конкурсу на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування Сумської міської ради.

9.3.6. Після проведення конкурсу сектор кадрової роботи відділу організаційно-кадрової роботи подає на розгляд міському голові протокол засідання конкурсної комісії та особову справу переможця конкурсу, проект розпорядження міського голови про призначення на посаду та присвоєння рангу посадової особи переможцю конкурсу, завізований начальником відділу організаційно-кадрової роботи, начальником правового управління та заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету.

Підписане міським головою розпорядження з комплектом документів повертається до відділу організаційно-кадрової роботи для подальшого оформлення.

9.3.7. На посади, передбачені номенклатурою посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені лише особи, яким в установленому порядку оформлений допуск до державної таємниці.

9.3.8. На кожного працівника, прийнятого на роботу у виконавчі органи міської ради оформляється особова справа.

9.3.9. При звільненні з посади посадової особи місцевого самоврядування до відділу організаційно-кадрової роботи міської ради чи кадрової служби відповідного виконавчого органу надається особиста заява працівника, завізована керівником виконавчого органу. Кадрова служба управління, відділу або іншого виконавчого органу готує проект розпорядження міського голови і з відповідними візами передає його разом із заявою до відділу організаційно кадрової роботи міської ради у термін, передбачений законодавством. Завізоване розпорядження передається на підпис міському голові. Підписане розпорядження повертається до кадрової служби відповідного виконавчого органу для подальшої роботи.

9.3.10. Переведення з підрозділу в підрозділ на рівнозначну або на нижчу посаду здійснюється за згодою працівника на підставі його заяви, завізованої безпосереднім керівником та начальником відповідного виконавчого органу. Завізовані міським головою документи разом з проектом розпорядження міського голови, завізованим керівником відповідного виконавчого органу, відділу організаційно-кадрової роботи, правового управління, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету за три дні до дати переведення, без урахування вихідних та святкових днів, передається до відділу організаційно-кадрової роботи міської ради. Після їх перевірки та візування відділ організаційно-кадрової роботи передає проект розпорядження з іншими необхідними документами на підпис міському голові.

9.3.11. Прийом та звільнення інших працівників (технічний персонал) здійснюється відповідно до чинного законодавства та положення про відповідний структурний підрозділ.

9.3.12. Укладення, переукладення і продовження дії контрактів з керівниками підприємств, установ та організацій, що перебувають у комунальній власності територіальної громади міста здійснюється у порядку, встановленому чинним законодавством.

9.4. Порядок стажування, роботи з резервом кадрів, присвоєння рангів:

9.4.1. Стажування осіб, які претендують на відповідну посаду посадової особи місцевого самоврядування, здійснюється відповідно до порядку, визначеного Положенням про порядок стажування у державних органах, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 року № 804 та роз'яснення Головдержслужби України (лист від 10.10.2001 р. № 42/5690).

9.4.2. 3арахування на стажування на посади керівників та працівників виконавчих органів міської ради, здійснюється розпорядженням міського голови за поданням відповідного органу.

9.4.3. Робота з резервом кадрів здійснюється відповідно до Порядку формування кадрового резерву у виконавчих органах Сумської міської ради.

9.4.4. Присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування здійснюється, відповідно до норм Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», розпорядженням міського голови за поданням начальника управління, керівника відділу чи іншого виконавчого органу міської ради. Подання разом із погодженим у встановленому порядку проектом розпорядження надається до відділу організаційно-кадрової роботи міської ради, який візує його і передає на підпис міському голові. Підписане розпорядження повертається до відділу організаційно-кадрової роботи міської ради для подальшого оформлення.

9.5. З метою здійснення регулярного контролю за проходженням служби в органах місцевого самоврядування та професійними досягненнями посадових осіб місцевого самоврядування в Сумській міській раді проводиться в установленому порядку атестація та щорічна оцінка виконання посадовими особами покладених на них обов’язків і завдань.

Розділ 10
Порядок оформлення відряджень і надання відпусток

10.1. Направлення у відрядження заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради, начальників управлінь, керівників відділів та інших виконавчих органів міської ради та працівників виконавчих органів міської ради здійснює міський голова, а під час його відсутності – перший заступник міського голови або заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради. Інші працівники направляються у відрядження керівником відповідного самостійного підрозділу.

Направлення у відрядження оформляється розпорядженням міського голови чи наказом керівника. В розпорядчому документі зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається працівник, термін і цілі відрядження. Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних органів виконавчої влади або доповідна записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови надається до відділу організаційно-кадрової роботи міської ради, як правило, за три дні до дати відрядження.

Посвідчення про відрядження оформляються відділом організаційно-кадрової роботи міської ради на підставі розпоряджень міського голови. Посвідчення про відрядження підписується заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради (у разі його відсутності – заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради) і засвідчуються гербовою печаткою.

Після повернення з відрядження працівники звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання у письмовій формі. На основі відповідних документів відділ бухгалтерського обліку та звітності в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов'язані з перебуванням у відрядженні.

10.2. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється на підставі КЗпП України, Законів України «Про відпустки», «Про службу в органах місцевого самоврядування». Чергові відпустки надаються згідно з графіками відпусток. Графік відпусток працівників виконавчих органів міської ради, які не входять в самостійні управління, погоджується з профспілковим комітетом та затверджується міським головою. Графіки відпусток працівників самостійних управлінь, затверджуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

10.3. Відпустки заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарю міської ради, начальникам самостійних управлінь та працівникам виконавчих органів міської ради, що не входять до складу самостійних управлінь надає міський голова.

Відпустка оформляється на підставі заяви, завізованої безпосереднім керівником, яка не пізніше, як за 15 днів до її початку надається на ім'я міського голови. Заяви працівників виконавчих органів міської ради погоджує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради (відповідно до розподілу обов’язків). Відпустка оформляється розпорядженням міського голови.

Іншим працівникам самостійних підрозділів відпустки надає начальник відповідного структурного підрозділу, згідно з підпорядкуванням, своїм наказом.

10.4. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснює відділ організаційно-кадрової роботи міської ради та кадрові служби структурних підрозділів.

10.5. Питання про відпустки та відрядження керівників підприємств, установ та організацій, що знаходяться у комунальній власності територіальної громади міста, вирішують заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, начальники управлінь, керівники відділів та інших виконавчих органів міської ради згідно з підпорядкуванням.

Розділ 11
Робота з нагородними документами

11.1. Нагородження відзнаками Сумської міської ради та міського голови здійснюється відповідно до положення про відзнаку, затвердженого відповідним розпорядчим документом.

11.2. Подання про відзначення встановленої форми вноситься на ім'я міського голови не пізніше як за 20 днів до дати нагородження. До подання додаються відомості про конкретні виробничі, наукові та інші досягнення трудових колективів підприємств, установ, організацій та окремих осіб.

11.3. Погоджене міським головою подання передається до відділу організаційно-кадрової роботи, який готує проект розпорядження міського голови та передає його на підпис міському голові. Оформлені відзнаки/нагороди передаються відділом організаційно-кадрової роботи керівництву виконавчого комітету, начальнику управління, відділу для подальшого вручення.

11.4. Облік і реєстрацію осіб, нагороджених відзнаками міської ради та міського голови, здійснює відділ організаційно-кадрової роботи та кадрові служби відповідних структурних підрозділів.

11.5. Клопотання про відзначення нагородами голови обласної ради, обласної державної адміністрації, відзнаками Кабінету Міністрів України та Верховної Ради України, державними нагородами та про присвоєння почесних звань вносяться до відділу організаційно-кадрової роботи, у терміни встановлені положеннями про відповідні відзнаки разом із нагородним листом встановленого зразка.

11.6. Відділ організаційно-кадрової роботи готує листа про підтримку клопотання та надсилає його до обласної ради чи облдержадміністрації (за належністю) або надає аргументовану відповідь щодо причин відмови в підтримці клопотання.

Розділ 12
Взаємодія виконавчих органів міської ради з органами виконавчої влади вищого рівня, депутатами міської ради, підприємствами, установами, організаціями міста, територіальною громадою міста

12.1. Порядок взаємодії виконавчих органів міської ради з депутатами міської ради.

12.1.1 Порядок взаємодії виконавчих органів міської ради з депутатами міської ради визначається регламентом роботи Сумської міської ради.

12.1.2. Виконавчі органи міської ради приймають необхідні заходи щодо реалізації депутатських запитів, пропозицій і зауважень депутатів на адресу виконавчого комітету, рекомендацій постійних комісій, сприяють депутатам у роботі з реалізації доручень виборців, вирішенню питань, які порушуються виборцями у своїх зверненнях, забезпечують депутатів довідковими й інформаційними матеріалами, необхідними для роботи та звітів перед виборцями. Виконавчі органи міської ради надають відповіді на питання, порушені у зверненнях депутатів міської ради у десятиденний строк, а у разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки - не пізніше як у місячний строк з дня реєстрації їх у відповідних виконавчих органах.

12.1.3. Виконавчі органи міської ради аналізують доручення виборців, по належності, розробляють заходи по їх реалізації, враховуючи матеріальні та фінансові можливості.

12.1.4. Разом з відповідними виконавчими органами міської ради участь в організації виконання доручень виборців беруть депутати міської ради.

12.1.5. Заходи по виконанню доручень виборців враховуються виконавчими органами міської ради при розробці планів соціально-економічного та культурного розвитку міста і при складанні міського бюджету.

12.1.6. Виконавчі органи, які в межах своїх повноважень забезпечують реалізацію доручень виборців, один раз на рік надають інформацію про їх виконання у відділ з організації діяльності ради (в електронному та друкованому вигляді) для узагальнення.

12.1.7. Контроль за виконанням доручень виборців здійснюється міською радою та депутатами за якими закріплені відповідні округи.

12.2. Робота з депутатськими запитами та депутатськими зверненнями:

12.2.1. Депутатський запит - це підтримана радою вимога депутата місцевої ради до посадових осіб ради і її органів, сільського, селищного, міського голови, керівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, які розташовані або зареєстровані на відповідній території, а депутат міської (міста обласного значення), районної, обласної ради – також до голови місцевої державної адміністрації, його заступників, керівників відділів і управлінь з питань, які віднесені до відання ради.

12.2.2. Працівники відділу з організації діяльності ради після підпису прийнятих міською радою за депутатськими запитами рішень реєструють їх у програмі з автоматизації діловодства та електронного документообігу, сканують самі запити і додають в електронну базу даних відскановані зображення, потім тиражують їх у відповідній кількості, розписують на примірниках та у програмі розсилку адресатів та передають в канцелярію для розсилки.

12.2.3. Працівники канцелярії у визначений Регламентом термін видають відповідальним за діловодство в виконавчих органах ради посадовим особам відповідні рішення під розпис з зазначенням в журналі дати та прізвища особи, що отримала рішення. Примірники рішення адресовані заступникам міського голови передаються під розпис їх секретарям.

12.2.4. Якщо рішення сесії міської ради повертається від заступника міського голови з зазначеними в резолюції новими виконавцями, працівники канцелярії передають в той же день цей примірник до відділу з організації діяльності ради для опрацювання. Після опрацювання працівники відділу з організації діяльності ради фіксують у себе в електронній базі даних нових виконавців та передають в канцелярію це рішення для розсилки новим виконавцям за цією схемою.

12.2.5. Про результати розгляду депутатського запиту депутат повідомляється у письмовій формі. Відповідь на депутатський запит готує відповідне управління чи відділ за підписом особи, якій було адресовано цей запит, та надає електронний варіант відповіді до відділу з організації діяльності ради. Підписаній відповіді у відділі роботи зі зверненням громадян та документообігу управління інформаційно-аналітичної роботи надається вихідний номер. Працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу передають зареєстровані відповіді на депутатський запит до відділу з організації діяльності ради під розпис з зазначенням в журналі дати і прізвища посадової особи, яка їх отримала. Працівники відділу з організації діяльності ради додають електронний варіант відповіді та запиту до електронної бази даних та вручають депутату під розпис відповідь на його запит.

12.2.6. Депутатське звернення - викладена в письмовій формі вимога депутата місцевої ради з питань, пов'язаних з його депутатською діяльністю, до місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб, а також керівників правоохоронних та контролюючих органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, здійснити певні дії, вжити заходів чи дати офіційне роз'яснення з питань, віднесених до їх компетенції.

12.2.7. Депутатське звернення до міського голови та його заступників реєструється у відділі звернень громадян та документообігу управління інформаційно-аналітичної роботи з використанням програми з автоматизації діловодства та електронного документообігу в день надходження, працівники відділу сканують самі звернення, додають в електронну базу даних відскановані зображення, та подають на розгляд міського голови або його заступника. Після повернення депутатського звернення з резолюцією, працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу видають його відповідальним за діловодство в виконавчих органах ради під розпис з зазначенням дати та прізвища особи, що отримала депутатське звернення.

12.2.8. Працівники виконавчих органів міської ради в терміни, визначені Законом України «Про статус депутатів місцевих рад» готують відповідь депутату на його звернення за підписом особи, якій було адресовано цей запит, та передають електронний примірник відповіді до відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу. Відповідальність за відповідність електронного та друкованого примірників несуть працівники виконавчих органів міської ради, що готують відповідь. Підписана відповідь додається до реєстраційної картки вхідного документу в електронній базі даних та пересилається депутату поштою або видається йому працівниками відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу під розпис, або відповідному працівнику відділу з організації діяльності ради.

12.3. Робота з підприємствами, установами, організаціями міста та територіальною громадою міста

12.3.1. Листи від підприємств, установ, організацій та громадян міста до виконавчого комітету, міського голови та його заступників реєструється у відділі звернень громадян та документообігу управління інформаційно-аналітичної роботи з використанням програми з автоматизації діловодства та електронного документообігу в день надходження з додаванням до реєстраційної картки електронного примірника документу та подаються на розгляд міського голови або його заступника. Після повернення листа з резолюцією, працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу реєструють резолюції в електронній базі даних та передають його відповідальним за діловодство в виконавчих органах ради.

12.3.2. Працівники виконавчих органів міської ради в терміни, визначені Законом України "Про звернення громадян" готують відповідь на лист за підписом міського голови, його заступників або керівника відповідного структурного підрозділу та передають електронний примірник відповіді до відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу. Відповідальність за відповідність електронного та друкованого примірників несуть працівники виконавчих органів міської ради, що готують відповідь. Підписана відповідь додається до реєстраційної картки вхідного документу в електронній базі даних та пересилається адресату поштою або видається йому працівниками відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу.

12.4. Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності.

12.4.1. Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими нормативно-правовими актами України.

Вона здійснюється міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, начальниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради на відповідних рівнях згідно з функціональними обов'язками шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад та інших заходів.

12.4.2. Інтереси виконавчого комітету у взаємовідносинах з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями представляють міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету.

12.4.3. Порядок забезпечення виконавчими органами міської ради взаємодії з центральними та місцевими органами виконавчої влади, районними у місті радами, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями визначається цим регламентом та положеннями про виконавчі органи.

12.4.4. Контроль за виконанням виконавчими органами міської ради делегованих повноважень органів виконавчої влади здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.

12.4.5. Для підготовки інформації про здійснення виконавчими органами міської ради делегованих повноважень органів виконавчої влади, управління, відділи та інші виконавчі органи міської ради два рази на рік до 5 липня та 5 січня надають до відділу організаційно-кадрової роботи (в електронному та друкованому вигляді) інформацію про здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади, випадки їх опротестування прокурором та скасування, а також інші дані за встановленою формою. До інформації додається довідка.

12.4.6. Відділ організаційно-кадрової роботи в установлені терміни готує та надсилає до обласної державної адміністрації узагальнену письмову інформацію про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади виконавчим комітетом міської ради по кожній статті Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" за встановленою формою. Додатково до організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації надаються копії рішень виконавчого комітету міської ради й розпоряджень міського голови, прийнятих та виданих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади.

12.4.7. Контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями комунальної власності Конституції та Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації, здійснюється виконавчими органами міської ради в межах наданих повноважень.

12.4.8. Відносини виконавчих органів міської ради з підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності будуються відповідно до вимог Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

12.5. Висвітлення діяльності виконавчих органів міської ради та взаємодія із засобами масової інформації.

12.5.1. Керуючись Законом України „Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації”, іншими нормативними документами, з метою інформування територіальної громади про діяльність міської ради та її виконавчого комітету, вдосконалення та прозорості роботи міської ради та її виконавчих органів, рішення міської ради, її виконавчого комітету, розпорядження та доручення міського голови, що стосуються інтересів громади, доводяться до відома населення через засоби масової інформації і розміщуються на офіційному сайті Сумської міської ради. З актуальних питань суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста та країни організовуються брифінги, прес-конференції, засідання «круглих столів», прямий телефонний зв’язок, виступи по телебаченню та на радіо у прямому ефірі чи в запису за участю міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, начальників управлінь, відділів та інших виконавчих органів ради, членів виконавчого комітету, депутатів міської ради.

12.5.2. Керівники структурних підрозділів міської ради несуть персональну відповідальність за чітке, оперативне і об'єктивне висвітлення діяльності міської ради.

12.5.3. Інформація про заплановані на наступний тиждень найважливіші події, явища та тенденції у суспільно-політичному, соціально-економічному та культурному житті міста передається управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради до управління інформаційно-аналітичної роботи міської ради щосереди до 17 години, матеріали для прес-релізів – щочетверга до 13 години.

Виконавчі органи міської ради готують матеріали для прес-релізів з метою донесення до населення міста інформацію чи звіт про роботу галузі за тиждень.

12.5.4. Анонси найважливіших подій суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста на наступний тиждень розміщується на офіційному сайті Сумської міської ради щоденно по мірі надходження інформації від структурних підрозділів Сумської міської ради. Інформація про заходи, що відбулися за участю міського голови, керівників міської ради та її виконавчого комітету оперативно розміщується на офіційному сайті Сумської міської ради.

12.5.5. Брифінги у міській раді проводяться щотижнево та позачергово, в міру необхідності. Поквартальний план проведення брифінгів складається на підставі пропозицій виконавчих органів міської ради, які надаються ними до 20 числа останнього місяця кварталу в обов'язковому порядку. План затверджується заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради. Управління, відділ чи інший виконавчий орган міської ради готує на брифінг відповідну інформацію (прес-реліз) і передає її за день до брифінгу в електронному вигляді до управління інформаційно-аналітичної роботи. План проведення брифінгів та прес-конференцій регулярно та заздалегідь оприлюднюється у засобах масової інформації.

12.5.6. „Прямий ефір” на міському та обласному телеканалах, в радіоефірі керівників виконавчих органів міської ради є однією із форм спілкування з населенням міста. Основна мета – своєчасне вирішення проблем мешканців міста, роз’яснення законодавства України та надання допомоги тим, хто її потребує. „Прямий ефір” проводиться в залежності від виникнення нагальних питань, які потребують всебічного оперативного роз’яснення широкому загалу. В проведенні ефіру беруть участь міський голова, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, начальники управлінь та інші посадові особи.

„Прямий ефір” з міським головою проходить один раз на місяць. Прес-служба погоджує тему з міським головою та готує усі відповідні матеріали. За тиждень готуються анонси цього заходу, де визначається тематика, день і час проведення. По радіо та на телебаченні анонсується „прямий ефір” з певною посадовою особою. Мешканці міста мають можливість задавати питання, які чітко фіксуються, обробляються для надання відповідей по суті порушеного питання. Якщо після проведення „прямого ефіру” частина запитань залишилася без відповіді, в друкованих засобах масової інформації або на офіційному сайті Сумської міської ради публікується письмова відповідь на кожне з питань.

12.6. Організація роботи з доступу до публічної інформації.

12.6.1. В організації доступу до публічної інформації виконавчі органи міської ради керуються законами України "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію", відповідними постановами Кабінету Міністрів України з метою створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.

Публічною є відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень та інших розпорядників публічної інформації. Публічна інформація є відкритою, крім випадків, встановлених законом.

Розпорядником інформації є керівник структурного підрозділу та визначена відповідальна особа з питань запитів на інформацію у складі структурного підрозділу.

На офіційному сайті Сумської міської ради оприлюднюється перелік розпорядників інформації з їх контактними даними.

12.6.2. Доступ до інформації у виконавчих органах міської ради забезпечується шляхом:

а) систематичного та оперативного оприлюднення інформації:

• у газеті "Суми і сумчани" та "Офіційному віснику Сумської міської ради";
• на офіційному веб-сайті Сумської міської ради;
• на інформаційних стендах;
• будь-яким іншим способом.

б) надання інформації за запитами на інформацію.

12.6.3. Координацію роботи з питань організації доступу до публічної інформації у виконавчих органах міської ради здійснює управління інформаційно-аналітичної роботи.

12.6.4. У структурних підрозділах визначаються та облаштовуються спеціальні місця для роботи запитувачів із документами, що містять публічну інформацію.

З метою доступу до публічної інформації та її збереження створюється система обліку документів, що знаходяться у відповідних розпорядників інформації і містять публічну інформацію.

12.6.5. Форми запитів на інформацію та порядок складання, подання запитів на інформацію в усній, письмовій чи іншій формі, а також порядок оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядника інформації публікуються на офіційному сайті Сумської міської ради, у газеті "Суми і сумчани" та на відповідних інформаційних стендах.

12.6.6. Розпорядник інформації здійснює облік запитів на інформацію. Запит після його реєстрації обробляється відповідальними особами з питань запитів на інформацію.

Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", відповідь на інформаційний запит має бути надано не пізніше п'яти робочих днів з дня його отримання. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження, про що повідомляється запитувач у письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

Розпорядник інформації має право відмовити в задоволені запиту на інформацію у випадках передбачених чинним законодавством України, про що запитувач повідомляється у тій формі, у якій було зроблено запит.

Розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов'язаний направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача.

12.6.7. Розпорядник інформації оперативно повідомляє управління інформаційно-аналітичної роботи про надходження запитів на інформацію. Електронна копія запиту на інформацію та відповіді на нього надається управлінню інформаційно-аналітичної роботи.

12.6.8. Інформація на запит надається безкоштовно. У разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк. Розмір фактичних витрат на копіювання та друк в межах граничних норм, встановлюється розпорядником інформації в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України. До затвердження відповідної урядової постанови, розпорядник інформації встановлює тимчасовий порядок відшкодування за друк та копіювання документів.

Розділ 13
Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян

13.1. Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян у виконавчих органах Сумської міської ради здійснюється  відповідно до Закону України «Про звернення громадян», відповідних Указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів. Пропозиції, заяви, скарги громадян реєструються у відділі по роботі зі зверненнями та документообігу громадян управління інформаційно-аналітичної роботи (далі – відділ по роботі зі зверненнями громадян та документообігу).

13.2. Працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян та документообігу попередньо розглядають звернення громадян, що надійшли, реєструють їх в програмі діловодства та автоматизованого документообігу з додаванням до реєстраційної картки електронного примірника документу та подають на розгляд міському голові, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету.

Звернення з відповідними дорученнями міського голови, його заступників, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету після реєстрації в електронній базі даних, направляються для вирішення керівникам виконавчих органів міської ради та іншим органам відповідно до їх компетенції з установленням конкретних термінів надання інформації про вжиття заходів.

Міському голові на розгляд передаються звернення депутатів, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, власників почесного звання України "Мати-героїня".

13.3. Заяви та скарги громадян розглядаються в термін не більше одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення та перевірки – невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. У тих випадках, коли для вирішення звернення, яке надійшло, необхідний додатковий час, строки можуть бути продовжені міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету за клопотанням особи, яка розглядає заяву або скаргу, чи пропозицію, про що дана особа повідомляє заявника. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого законом.

13.4. Особистий прийом громадян.

13.4.1. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради згідно з графіком, затвердженим міським головою.

Керівники виконавчих органів міської ради проводять особистий прийом згідно з графіками, затвердженими ними.

13.4.2. Запис на прийом громадян і роз'яснювальна робота з ними проводиться відділом по роботі зі зверненнями громадян та документообігу з 8.00 до 17.15 щодня, крім загальних вихідних і святкових днів.

На кожного відвідувача, що записався на прийом, заводиться картка встановленого зразка в електронному та друкованому вигляді.

13.4.3. Вирішення усних звернень громадян проводиться, як правило, під час прийому.

13.4.4. У випадку необхідності отримання додаткових даних керівник, який веде особистий прийом, дає доручення відповідальній посадовій особі про їх отримання та підготовку відповіді по суті заявнику.

13.4.5. Безпосередній контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснюють перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, відповідальні працівники управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради.

13.5. Розгляд звернень громадян вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати, або подано роз'яснення щодо порядку вирішення.

13.6. Відділ по роботі зі зверненнями громадян та документообігу здійснює контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, проводить перевірки стану справ щодо їх вирішення у виконавчих органах міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях комунальної власності міста, надає необхідну практичну та методичну допомогу.

Розділ 14
Інші питання організації роботи виконавчих органів міської ради

14.1. Організація чергувань в адмінбудинку міської ради:

14.1.1. У вихідні та святкові дні, а також в особливих випадках, за вказівкою міського голови для координації роботи служб міста, а також міського господарства та оперативного вирішення питань, призначаються відповідальні чергові з числа: першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, керівників управлінь, відділів, інших структурних підрозділів міської ради.

14.1.2. Відповідальний черговий в день чергування повинен:

— о 8.00 годині ранку з черговим служби „080” визначити порядок оперативного вирішення питань, які можуть виникнути під час чергування, систематично підтримувати зв'язок з диспетчерськими службами міста та підприємств міського господарства;

— у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, негайно повідомити міського голову, першого заступника міського голови або заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних обов'язків та в подальшому діяти за погодженими з ними заходами;

— координувати чітку взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій;

— контролювати оперативну передачу директивної, розпорядчої, облікової та інших видів інформації;

— у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, з виїздом на місце визначити ступінь наслідків (пошкоджень). У випадку аварії організувати виконання робіт по ліквідації її наслідків. Постійно інформувати заступників міського голови про хід її усунення.

14.1.3. На час чергування відповідальний черговий забезпечується черговим автомобілем.

14.2. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради та пропускний режим:

14.2.1. Матеріально-технічне забезпечення відділів апарату міської ради проводиться господарським відділом міської ради, самостійних структурних підрозділів – особами, визначеними їх керівниками.

14.2.2. Господарський відділ міської ради організовує роботу по утриманню в належному стані приміщень будинку, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, телефонним зв'язком тощо.

14.2.3. Вхід до адміністративного будинку міської ради здійснюється з 8 до 17.15. У неробочий час (під час перерви з 12-00 до 13-00, а також з 17‑15 до 8-00) у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб обмежується. Робочі кімнати відділів, у яких зберігаються документи основної діяльності виконавчих органів міської ради, грошові та значні матеріальні цінності, на неробочий час здаються під охорону (зі здачею черговому працівнику відділу державної служби охорони ключів в капсулах). Робота у цих кімнатах у позаробочий час може проводитись з дозволу заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, начальників відповідних управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради. Облік здачі зазначених кімнат під охорону здійснюється за журналом, який знаходиться у чергового працівника відділу державної служби охорони на вході до будинку.

14.2.4. Винос майна з будинку, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу начальника господарського відділу або матеріально відповідальної особи. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження й правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його начальнику господарського відділу, про що робляться відповідні відмітки в обхідному аркуші.

Куріння в приміщеннях виконавчих органів міської ради забороняється.

Розділ 15
Робота з офіційним сайтом Сумської міської ради

15.1. На офіційному сайті Сумської міської ради існують два типи інформаційних матеріалів для ознайомлення: динамічні – це новини, інформація про події, анонси, оголошення та статично-довідкові – інформація про роботу структурних підрозділів, довідкова інформація для громадян та підприємців тощо.

15.2. Для забезпечення оновлення динамічної інформації на офіційному сайті Сумської міської ради, структурні підрозділи оперативно надають інформацію до управління інформаційно-аналітичної роботи про заходи, події що відбулись або плануються проводитись у місті.

15.3. Статично-довідкова інформація оновлюється тільки у разі, якщо у ній відбулись зміни.

15.4. Відповідальність за зміст та оперативне наповнення статистично-довідкової інформації покладено на наступні підрозділи:

Пропозиції щодо змісту, оновлення, наповнення та зміни вищевказаних сторінок надаються до управління інформаційно-аналітичної роботи.

15.5. Розділ веб-сайту «Міська влада/Виконавчі органи/Управління, відділи» містить інформацію про структурні підрозділи, керівників, номерів телефонів, положення про структурний підрозділ. Кожен структурний підрозділ самостійно слідкує за інформативністю даної сторінки та наявності на ній актуальної інформації про себе. У разі зміни телефонних номерів або іншої інформації, відповідний структурний підрозділ негайно сповіщає про це управління інформаційно-аналітичної роботи з вимогою замінити застарілу інформацію.

15.6. Розділ веб-сайту «Міська влада/Виконавчі органи/Управління районами» містить інформацію про Зарічну та Ковпаківську адміністрації. Адміністрації самостійно слідкують за інформативністю даної сторінки та наявності на ній актуальної інформації про себе. У разі зміни телефонних номерів або іншої інформації, адміністрації негайно сповіщають про це управління інформаційно-аналітичної роботи з вимогою замінити застарілу інформацію.

15.7. Розділ веб-сайту «Документи/Рішення виконавчого комітету» містить електронну копію рішень, прийнятих виконавчим комітетом, за виключенням рішень стосовно фізичних осіб, які не підлягають розміщенню на офіційному сайті Сумської міської ради, а саме:

1. Рішення з питань опіки та піклування.

2. Рішення з питань обліку та розподілу житла.

3. Рішення з питань надання дозволу на перепланування та/або переобладнання житлових та нежитлових приміщень, в т.ч. зі зміною функціонального і цільового призначення, та визначення готовності до експлуатації і оформлення правовстановлюючих документів на приміщення, в яких проведено перепланування та/або переобладнання; оформлення правовстановлюючих документів на приміщення, в яких перепланування та/або переобладнання, в т.ч. зі зміною функціонального і цільового призначення, проведено самовільно

4. Рішення з питань переведення нежитлових приміщення в житлові, житлових в нежитлові та житлових будинків у будинки садибного типу.

5. Рішення з питань присвоєння поштових адрес.

6. Рішення з питань оформлення права власності юридичних і фізичних осіб на нежитлові та житлові приміщення.

7. Рішення з питань відселення мешканців житлових будинків.

8. Рішення з питань придбання житла мешканцям, будинки яких підлягають знесенню.

9. Рішення з питань використання коштів бюджету розвитку на проведення компенсаційної виплати за земельні ділянки.

10. Інші рішення ненормативного характеру, якщо вони за своїм змістом не можуть бути доведені до відома широкого загалу.

Вказані рішення безпосередньо доводяться до відома заінтересованих осіб, відносно яких прийняті рішення, усно, письмово чи іншим способом